Wer wünscht sich nicht manchmal hilfreiche Heinzelmännchen?
Während in der Industrie schon über 70 Prozent der Prozesse automatisiert werden, sind es in der Verwaltung gerade mal drei Prozent. Viele Tätigkeiten im Büro laufen noch manuell und papierbasiert ab. Das könnte sich jetzt rasant ändern. Mit der geeigneten Software lassen sich repetitive, gleichbleibende Abläufe auch im Büro automatisieren. Für die Mitarbeitenden bedeutet das ein Plus an Komfort, Zeit und Zufriedenheit.
Was ist Office Automation?
Einfach ausgedrückt ist die Büroautomation ein Werkzeug oder eine Technologie, die einen Prozess effizienter und weniger arbeitsintensiv macht. Gerade bei Dokumentenerstellung und -verwaltung kann Automatisierungstechnologie Zeit, Geld und Ressourcen für ein Unternehmen sparen.
Der Mehrwert der Büro-Automation für den Menschen.
Automation bedeutet nicht, Mitarbeitende durch Software zu ersetzen
Vielmehr geht es darum, lästige Routineaufgaben und wiederkehrende Arbeitsabläufe zu optimieren. So können sich Ihre Mitarbeitenden auf das Lösen von Problemstellungen konzentrieren, bei denen Technologie nicht greift.
Wir machen Ihnen das Leben einfacher
Die Büroautomation soll Ihren Mitarbeitenden Flexibilität und Zuverlässigkeit bei der Unterstützung ihrer täglichen Aufgaben bieten. Für die meisten Unternehmen sind beispielsweise Dateneingaben mühsam zu warten, aber mit Automatisierungssoftware werden diese Aufgaben erheblich vereinfacht. Automatisierungssoftware kann auch auf E-Mails, Datenimporte, Statistikangaben und vieles mehr angewendet werden.
Aufwertung statt Verdrängung von Arbeitsplätzen
Ihre Mitarbeitenden könnten die Sorge haben, dass sie durch "Roboter" ersetzt zu werden.
Sachbearbeiter machen oft Überstunden. Viele werden krank vor Arbeitsüberlastung. Monotone Routinetätigkeiten lassen die Arbeitsmoral sinken und die Fehlerquote steigen. Frust macht sich breit.
Grössere Zufriedenheit @Büro @Homeoffice
Wie gerne hätten manche Mitarbeitenden einen Assistenten, der sie vom stumpfen Einerlei entlastet und ihnen Zeit gibt, die interessanten und kreativen Dinge @Büro @Homeoffice zu tun.
Durch den Wegfall von lästigen Routineaufgaben werden sich die Verantwortungsbereiche zum Besseren wandeln. Dies führt zu einer grösseren Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Ihre Mitarbeitenden werden bezüglich Ihrer Arbeitsqualität auf ein neues Niveau gehoben.
Welche lästigen Routineaufgaben kann eine Office-Automation für Sie übernehmen?
Einige Beispiele. Aus der PraXIS.
- Einfügen aktueller Absenderdaten aus dem Benutzersystem (z.B. Active Directory) im Briefdokument.
- Bestehendes Excel-Dokument mit den neu definierten Kopf-/Fusszeilen und Logo versehen.
- Abfüllen von Projektdaten in ein dafür vorgesehenes Projektdokument.
- Versenden von Einzeldokumenten aus einem Serienbrief per Outlook.
wir beraten sie gerne
Wünschen Sie sich auch hilfreiche Heinzelmännchen?
Durch intelligente Lösungen sparen Sie Zeit, Geld und Nerven.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie von der Office-Automation profitieren.
Kennen Sie die Max Formel?
Vorlage + Textbaustein(e) + Daten = vorbereitetes Dokument
So einfach ist automatisierte Dokumenterstellung mit MAX!
Dokumenterstellung und Produktivität der Mitarbeitenden
sind ein zunehmend grösseres Problem für Firmen.
Aus diesem Grund bieten wir eine automatisierte Dokumentenerstellung an.
MAX, der intuitive Office Assistent @Büro @Homeoffice.
Neue Dokumente werden erstellt, indem in eine Rahmenvorlage Metadaten und Inhalte – Adressinformationen, Logo, Pflichtangaben, Absenderinformationen – übergeben werden. Genau dahin, wo sie hingehören. Das Ergebnis ist, dass Mitarbeitende auf einfache Art genau den richtigen Inhalt zur richtigen Zeit haben. Dabei bleibt das Erscheinungsbild immer firmenkonform. So müssen sich die Mitarbeitenden nicht um diese Eckdaten kümmern. Sie sind immer aktuell und korrekt. Selbst bei der Zusammenstellung des Inhaltes stehen für allgemein verwendete Texte Textbausteine zur Auswahl.
Die Mitarbeitenden durchlaufen den Erstellungsprozess ihres personalisierten Enddokuments viel schneller und präziser. Ausserdem folgen die erzeugten Dokumente immer den visuellen Richtlinien der Firma.
Die Kosten von Routineaufgaben.
Ohne Automation sind Prozesse sehr teuer. Viele Firmen geben eine Menge Geld für Datenerfassung etc. aus. In einigen Fällen werden sogar Routinearbeiten ins Ausland ausgelagert. Kostengünstige Arbeit ist jedoch nicht unbedingt die Lösung für das Problem fehleranfälliger und unwirtschaftlicher manueller Prozesse. Tatsächlich wird die Situation dadurch oft noch verschlimmert.
Mit einer Office-Automation lassen sich diese Arbeiten definitiv wesentlich kostengünstiger und zuverlässiger erledigen.
Verschwenden Sie also keine Zeit mehr mit unnötiger manueller Arbeit. Überlassen Sie solche Aufgaben der massgeschneiderten Office-Automation.
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