Zusammenspiel von Vorlagen und Textbausteinen

Standarddokumente werden üblicherweise zentral verwaltet. Die Anzahl der Vorlagen vervielfacht sich mit jeder Firma, Abteilung, mit jedem Firmenstandort und Mitarbeitenden. Sofort kommt so eine Vielzahl an Vorlagen zusammen, die einen grossen Bearbeitungsaufwand verursacht. Diese Arbeit kann dank docPower massiv reduziert werden.

Sinn und Zweck soll eine geringe Anzahl an Vorlagen sein, welche für verschiedene Dokumenten-Typen steht, z.B. Brief, Memo, Bericht, Merkblatt. So enthält eine Vorlage vernünftigerweise nur die absolut nötigsten Elemente, z.B. Seitenränder, bestimmte Element-Positionierungen, Formatvorlagen und Textmarken als Einfügeposition von Textbausteinen.

Die standardisierten Inhaltsbereiche eines Dokumentes werden über Textbausteine gesteuert. Diese werden für ein Dokument mit dessen Vorlage gekoppelt und an den richtigen Stellen eingefügt. Damit sind die wichtigsten Eckdaten eines Dokumentes bereits vorhanden. Weiter können aber auch variable Textbausteine aus einer Struktur abgerufen und an beliebigen Stellen im Dokumenten eingefügt werden. So kann der Aufwand bei der Dokumentenerstellung klein gehalten werden.